Un processus d’embauche plus rapide

Chaque fois qu’un gestionnaire a besoin d’embaucher une ressource pour Bluewater Health à Sarnia-Lambton en Ontario, un processus de suivi des candidats s’enclenche.

Inconvénients du formulaire d’ouverture de poste unique

Avant l’arrivée de Njoyn, tous les gestionnaires devaient remplir le même formulaire d’ouverture de poste. Ils pouvaient être déroutés par certains champs non pertinents à leur contexte. « Pourquoi dois-je répondre à cette question » devaient-il se demander.

Les gestionnaires étaient des « passeurs » de formulaires

Les gestionnaires devaient faire passer leurs formulaires d’ouverture de poste entre toutes sortes de mains pour obtenir l’approbation des directeurs et des vice-présidents concernés. Par messagerie, par télécopie ou par courriel, les formulaires (avec tous leurs défauts) finissaient par atteindre le bureau de Mme Michelle Robertson aux ressources humaines.

« Quand je recevais des formulaires incomplets, dit-elle, il fallait contacter les gestionnaires afin d’obtenir les informations nécessaires pour compléter la requête ». Parfois, il manquait carrément des formulaires. Les gestionnaires, le personnel des ressources humaines et d’autres personnes perdaient un temps précieux à essayer de respecter un processus papier boiteux.

Le passage manuel des formulaires d’ouverture de poste et les champs déroutants ne font plus partie du processus d’embauche de Bluewater Health. Depuis l’installation du système de suivi de candidats Njoyn, les gestionnaires utilisent des formulaires d’ouverture de poste en ligne et personnalisés qui les guident grâce à des flux de tâche et des modèles logiques.

Formulaire d’ouverture de poste en ligne

Le formulaire permet aux gestionnaires de choisir un modèle qui remplit automatiquement certains champs. Ils ne voient plus les questions qui ne les concernent pas et les champs vraiment importants sont obligatoires. Cela réduit la complexité et la durée des efforts nécessaires pour remplir les formulaires d’ouverture de poste. « Ils comprennent ce qu’on leur demande », explique Mme Robertson.

Les gestionnaires qui recrutent régulièrement pour le même poste peuvent recycler leurs précédents formulaires grâce à la fonction de « clonage » de Njoyn. Ils n’ont plus à recommencer chaque formulaire du début, ils passent donc moins de temps à embaucher et plus de temps à accomplir leurs autres tâches.

Finis les passeurs de formulaires

Le module d’approbation de Njoyn a permis d’éliminer une autre perte de temps : les utilisateurs peuvent créer des chaînes d’approbation personnalisées qui envoient les demandes d’approbation aux bonnes personnes par courriel. Les approbateurs qui n’ont pas d’accès au système Njoyn peuvent transmettre leur approbation directement par courriel.

« L’approbateur clique sur un bouton, il consulte l’information présentée, puis il approuve ou refuse la demande, tout simplement », explique Mme Robertson. « Si la demande est approuvée, elle est transmise automatiquement au prochain approbateur de la chaîne, et ainsi de suite. Personne n’est responsable de faire passer de formulaire d’une personne à l’autre ».

Rester informé

Le système permet de suivre les principaux jalons du processus de recrutement. Cela aide Mme Robertson à répondre rapidement aux questions sur les progrès de demandes spécifiques, y compris les approbations manquantes. « Certaines approbations tardent plus que d’autres, admet-elle. Les gestionnaires sont tellement inondés de courriels, qu’il est parfois nécessaire d’envoyer un rappel ».

« Maintenant, quand je discute avec mon groupe de travail, j’ai une longueur d’avance », dit-elle. Les membres du groupe ont un accès en lecture seulement et ils sont informés lors de chaque approbation finale. « Nous restons tous bien informés ».

Vous venez de lire la deuxième des sept parties d’une étude de cas détaillée qui montre comment Njoyn fournit et intègre des solutions pour Bluewater Health. Cliquez ici pour consulter la partie précédente « Trouver rapidement les bons candidats » (1 de 7) ou la partie suivante « Respecter les règles d’embauche syndicales » (3 de 7). Vous voulez en apprendre davantage à propos de Njoyn ? Contactez-nous !