Respecter les règles d’embauche syndicales

En Ontario, plusieurs établissements de santé doivent respecter la convention collective (CBA) de l’Association des infirmières et infirmiers de l’Ontario (AIIO). Chacun de ces établissements utilise son propre système de gestion des candidats pour s’assurer du respect de la convention collective.

Une disposition de cette convention collective permet aux employés syndiqués de soumettre chaque année une candidature « ouverte » (aussi appelé « formulaire de demande de transfert »). Dans ce formulaire, l’employé indique tous les postes pour lesquels il souhaiterait éventuellement postuler.

Voici à quoi ressemble ce processus de l’extérieur :

1. Un nouveau poste est ouvert. Les recruteurs doivent valider toutes les candidatures ouvertes pour déterminer si des employés syndiqués ont manifesté un intérêt pour ce poste;

2. Le recruteur tient compte de ces candidatures pour le poste ouvert.

Suivi manuel complexe des règles syndicales

Voici comment Michelle Robertson, une employée des ressources humaines de Bluewater Health à Sarnia-Lambton, se souvient du processus papier de suivi de ces candidatures :

1. Elle recevait le formulaire de demande de transfert de l’employé syndiqué;

2. Elle copiait les données du formulaire dans ses systèmes et archivait le formulaire original. « J’avais une feuille de calcul avec les noms de tous candidats, leurs classifications et le ou les départements où ils voulaient travailler »;

3. Elle devait valider et corriger toutes les informations entrées dans les formulaires de transfert des employés syndiqués. « Il me fallait parfois deviner le nom du département désiré. Par exemple, s’il était écrit « soins », cela pouvait désigner les soins intensifs, les soins à distance, les soins palliatifs, etc. »;

4. « Chaque fois qu’un affichage concernait l’AIIO, il fallait fouiller dans ma feuille de calcul afin de trouver les personnes qui avaient manifesté un intérêt pour ce poste. Puis, je devais les ajouter à la liste des candidats au poste »;

5. À la fin de chaque année, Mme Robertson devait effacer manuellement de son système les informations des candidatures ouvertes et les fichiers associés.

Suivi automatisé des règles syndicales

Aujourd’hui, les employés syndiqués remplissent leurs requêtes de transfert dans Njoyn, le système de suivi de candidats de Bluewater Health. Voici à quoi ressemble aujourd’hui le processus de suivi des règles d’embauche syndicales :

1. Njoyn reçoit la candidature;

2. Njoyn sauvegarde l’information dans la base de données;

3. Plus besoin de valider les informations entrées par les membres. Tous les emplois et départements sont présentés dans des listes déroulantes, ce qui élimine les incohérences et simplifie l’utilisation du formulaire;

4. Aucune application « ouverte » n’est oubliée. « Avant de générer la liste finale des candidats à un poste, je n’ai qu’à cliquer sur quelques boutons et les candidatures ouvertes sont automatiquement ajoutées », dit Mme Robertson. « Cela fait partie intégrante du système, et c‘est mis à jour automatiquement, contrairement à mes feuilles de calcul ! »;

5. À la fin de l’année, Njoyn supprime les données provenant des formulaires de demande de transfert de l’année précédente, tel que stipulé par la convention collective.

Ces formulaires font partie du profil des candidats dans le système de suivi et les employés gardent le contrôle sur leurs demandes de transfert. « S’ils changent d’avis, ils peuvent toujours les effacer», dit Mme Robertson.

« J’utilise encore des feuilles de calcul Excel pour toutes sortes de choses », admet Mme Robertson. « Mais ça m’en fait quand même une de moins à entretenir et c’est un véritable soulagement ».

Vous venez de lire la troisième des sept parties d’une étude de cas détaillée qui montre comment Njoyn fournit et intègre des solutions pour Bluewater Health. Cliquez ici pour consulter la partie précédente « Un processus d’embauche plus rapide » (2 de 7) ou la partie suivante « Le suivi des candidats simplifié » (4 de 7). Vous voulez en apprendre davantage à propos de Njoyn ? Contactez-nous !